+30 formules sur Excel / Google Sheets — Conseils, Astuces & Cas Pratique

Découvrez +30 formules Google Sheet intéressantes à utiliser pour améliorer sa productivité.

+30 formules Excel / Google Sheets — Conseils, Astuces & Cas Pratique
+30 formules Excel / Google Sheets — Conseils, Astuces & Cas Pratique

#1 Sheets.new: Formule magique pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul.

Beaucoup de gens ne le savent mais si vous tapez “sheets.new” dans votre navigateur et que vous appuyez sur la touche “Entrée”, vous créez une toute nouvelle feuille Google. Cela fonctionne aussi pour Google Docs, Slides & Forms!

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#2. IMPORTRANGE: Lier les données de vos documents sur une seule feuille de calcul.

Si vous n’avez besoin de réunir les données de plusieurs documents sur une seule feuille de calcul, la fonction IMPORTRANGE est formidable.

#3. YAMM: pour gagner du temps (et de l’argent) lors de vos campagnes d’emailing.

Lors de mon stage chez Airbnb, j’ai découvert YAMM (= Yet Another Mail Merge) et cela a complètement modifié mon approche des campagnes d’emailing. Ce module complémentaire, que vous pouvez installer sur Google Sheet, permet d’envoyer à vos prospects, listés sur votre feuille de calcul, un mail que vous avez pré-rédigé sur Gmail.

#4. VLOOKUP: la formule à connaître.

VLOOKUP est aujourd’hui l’une des formules que j’utilise le plus régulièrement. La formule permet combiner plusieurs sources de données sur une même feuille de calcul.

  • Matcher les catégories d’articles avec différents univers dans un second onglet.
  • Utiliser VLOOKUP pour combiner les données.
  • On obtient alors un onglet complet avec l’ensemble des informations sur les achats clients + les différents univers. Génial!

#5. Détecter & traduire automatiquement vos documents.

À l’aide de la formule ci-dessous, vous pouvez automatiquement détecter puis la traduire dans la langue de votre choix:

#6. IMPORTFEED: Espionner vos concurrents directs.

Afin de faire une veille concurrentielle sur les articles que publient vos concurrents, il est intéressant d’utiliser la formule IMPORTFEED après avoir récupérer le flux RSS. Par exemple, vous pouvez suivre et être tenu au courant dès que je publie un article sur Médium avec la formule ci-dessous.

#7. IMAGE: Sublimer vos feuilles de calcul.

Ajouter une image sur un Google Sheet est simple. Il suffit d’entrer =IMAGE(“URL”) et de remplacer “URL” par l’URL de votre image, et le tour est joué ! N’hésitez pas à ajouter votre logo lorsque vous partagez votre document avec des clients, cela personnalise encore un peu plus la relation.

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#8. UNIQUE: Supprimer toutes les données inutiles.

Pour obtenir une feuille de calcul avec une liste de caractères sans doublons, j’utilise UNIQUE. Cela me donne la possibilité de supprimer rapidement toute donnée inutile.

#9. IMPORTFROMWEB: Scrapper les données d’un site internet (Cas pratique TripAdvisor).

IMPORTFROMWEB vous donne la possibilité, après l’avoir télécharger en tant que module complémentaire, de capter les données de +150 pages de site internet instantanément!

  1. Recueillir les xpath du restaurant qui nous intéressent afin de voir répertorier les informations souhaitées sur notre feuille de calcul:
  • Nombre d’étoiles en moyenne: //span[@class=”restaurants-detail-overview-cards-RatingsOverviewCard__overallRating — nohTl”]
  • Catégorie du restaurant et le prix moyen: //div[@class=”header_links”]
  • Adresse postale: //span[@class=”restaurants-detail-overview-cards-LocationOverviewCard__detailLinkText — co3ei”]
  • Numéro de téléphone: //div[@class=”restaurants-detail-overview-cards-LocationOverviewCard__detailLink — iyzJI”]/a
  • Adresse e-mail: //div[@class=”restaurants-detail-overview-cards-LocationOverviewCard__detailLink — iyzJI restaurants-detail-overview-cards-LocationOverviewCard__contactItem — 1flT6"]/span/a/@href
  • Site Internet: //script[contains(text(),’”website”:”http’)] & (?<=”website”:”)http(.*?)(?=”)
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“Si rencontrez une difficultés pour appliquer la méthode ou que vous ne savez pas comment obtenir la liste de toutes les URLs disponibles sur TripAdvisor, n’hésitez pas à me contacter par email. Une heure de formation par téléphone est envisageable.”

#10. Raccourcis clavier: débarrassez-vous de votre souris!

Apprendre les raccourcis claviers est essentiel si vous souhaitez gagner en productivité. Voici une liste des dix raccourcis claviers que j’utilise le plus régulièrement sur Google Sheet:

#11. Partager une copie de votre feuille de calcul

En ajoutant /copy à la fin de l’url de votre feuille de calcul que vous partagez, vous donnez la possibilité à d’autres de copier votre document et d’y avoir accès facilement pour faire des modifications.

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#12. Collaborer efficacement avec son équipe

Vues filtrées:

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#13. CONCATENATE: relier plusieurs chaînes de caractères dans une seule cellule.

J’ai utilisé cette formule de nombreuses fois lorsque je travaillais sur InstaNinja ou durant ma mission de consultant en marketing stratégique afin de relier plusieurs hashtags dans une même cellule et ainsi pouvoir facilement mettre en place la stratégie de hashtags que j’explique dans ce guide.

#14. Historique des versions: restaurer la version précédente

En collaborant à plusieurs ou par inadvertance, il n’est pas rare de voir certaines formules modifiées, des résultats faussés, ou des informations supprimés. Si vous êtes dans ce cas, Google Sheet vous donne la possibilité de restaurer votre document avec une version précédente, qui peut dater de plusieurs semaines.

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#15. ZAPIER: connecter différentes plateformes à votre spreadsheet.

Comme expliqué dans l’article “Zapier pour automatiser son business”, vous pouvez vous servir de Zapier afin de connecter différentes plateformes web entre elles. Voici quelques exemples d’usage en connectant d’autres plateformes à Google Sheet.

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#16. SPARKLINE: analyser & visualiser

La fonction SPARKLINE me permet de traduire rapidement les rangées de chiffres qui se trouvent sur ma feuille de calcul en graphique linéaire, minuscule et dynamique. Créer un graphique pour chaque rangées aurait comme désavantage d’encombrer mon tableur.

  • de la progression du nombre de publications sur des hashtags.
  • de l’augmentation de visiteurs sur mon blog.
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#17. Figer et filtrer pour organiser sa feuille de calcul.

Pour garder un en-tête identifiable lors de la navigation du fichier, je vous invite à figer la première ligne de votre feuille de calcul. J’utilise systématiquement cette astuce pour faciliter les analyses de données.

#18. ISEMAIL: adresse email valide?

Avant chaque campagne d’emailing, je vérifie toujours que la structure des adresses mails est correcte à l’aide de la fonction ISEMAIL. Cela ne me permet pas de savoir si le message sera bien délivré, en revanche, cela me permet d’identifier les adresses mails rejetés (comme celles auxquelles il manque le “@” ou le “.com”).

#19. Créer un code barre.

La fonction “créer un code barre” est peut être la moins connue de cette liste mais elle est incroyablement utile pour créer des codes promos, partager le mot de passe du wifi ou encore partager des informations sur un évènement.

#20. UPPER, LOWER, TRIM: pour un format de texte cohérent.

Lorsque les textes de votre feuille de calcul sont mal “formatés” avec des minuscules, majuscules et / ou des espaces un peu partout, vous avez la possibilité de les transformer pour obtenir un format de texte cohérent.

#21. Le mot clé est-il présent dans la cellule?

Lorsque j’ai développé InstaNinja, j’ai rapidement eu besoin de développer ma base de clients. Pour les contacter, je devais simplement récolter les adresses mails présents sur leur profil Instagram et envoyer des mails uniquement à ceux qui avaient certains mots clés dans leur biographie. Voici la formule que j’ai utilisé pour trier les profils collectés.

#22. Extraire la donnée dans une chaîne de caractères.

Adresse e-mail:

#23. Passer d’un chiffre au mois.

Sachez qu’il existe plusieurs formules lorsque obtenez une date 05–01–2020 et que vous souhaitez déterminer la mois. Voici la formule la plus simple:

#24. Rechercher & remplacer: manipuler la donnée.

Si vous avez, dans votre feuille de calcul, un “.” à la place d’une “,” un espace supplémentaire que vous voulez supprimer ou une chaîne de caractères incorrect sachez que vous pouvez les modifier en trois clics.

  1. Cliquez sur les ⁝ sur le côté, à droite.
  2. Indiquez le terme de recherche avec lequel vous souhaitez remplacer l’élément incorrect.
  3. Cliquez sur “Tout remplacer” et ça fonctionne!
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#25. COUNTIF: ne plus jamais compter les cellules manuellement.

La formule COUNTIF indique combien de cellules dans une plage donnée répondent aux critères que vous avez spécifiés. Grâce à cette formule, vous n’aurez plus jamais à compter manuellement les cellules.

#26. ARRAYFORMULA: efficace & automatique.

Plus besoin de copier-coller une formule, de la tirer pour l’appliquer sur les champs suivants ou encore de voir ralentir son Google Sheet à un cause d’un nombre trop important de formules. ARRAYFORMULA est une fonction unique, présente dans une seule cellule mais qui permet de s’appliquer automatiquement aux données des champs suivants.

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#27. IMPORTXML: importer sitemap + la balise title et la meta description de chaque page d’un site!

IMPORTXML fonctionne sur le même principe que IMPORTFROMWEB mais celle-ci correspond à une formule intégré à l’environnement Google Sheet (pas besoin de télécharger un module complémentaire). Seule différence, il n’y a pas d’interface explicative ludique avec des templates pour IMPORTXML. Plus compliqué quand on découvre!

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#28. Mise en forme conditionnelle et validation de données.

Il est important de connaître les deux fonctions que je vais vous présenter ci-dessous. Elles permettent de réaliser des tableurs qui soit à la fois esthétiques et simples à utiliser pour gagner en efficacité et mettre en évidence les données importantes.

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#29. Utiliser l’IA de GS pour créer des dashboard personnalisés.

À l’aide de l’intelligence artificiel, Google propose de vous créer des graphiques en fonction des données que vous sélectionnez sur votre tableau.

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#30. LEN: déterminer le nombre de caractères dans une cellule.

La fonction LEN est une formule simple et basique qui permet de déterminer le nombre de caractères dans une cellule. Je l’ai utilisé notamment lorsque j’ai créé +250 comptes Instagram où je collectais et publiés uniquement les citations avec <= 300 caractères.

➕ Bonus: bientôt.

Right / Left — Max / Min / Avg — Pivot Table — Merge All — Query — Split — Créer une checklist — Avoir une feuille de calcul “design” — Publier sur le Web — Addons / Modules complémentaires — Macros / VBA

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